Mentorluk sisteminin işleyebilmesi için aşağıdaki koşulların oluşması sağlanır.
o Üst yönetim ve çalışan bekletilerinin belirlenmesi
o Projeden en yüksek faydayı sağlayabilemesi için öncesinde gerçekleştirilecek çalışmalar kritik önem taşımaktadır.
o Mentor koçluk ile fonksiyonel görev tanımları/ sorumluluk/ yetkiler arasındaki ilişkinin netleştirilmesi
o Beklentiler doğrultusunda zamanlama, görüşme kanalları gibi lojistik konular üzerinde görüş birliğine varılması
o Mentor koçluk yetkinliklerinin ve davranış göstergelerinin belirlenmesi (Coaching House’un ICF kriterlerini temel alan yetkinlik ve davranış göstergeleri baz alınarak oluşturulur)
o Farklı iş ailelerine göre çalışanların tanımlı yetkinlikleri ve davranış göstergelerini temel alarak mentor koçlukla ilişkilendirilmesi
Mentor Koçların Belirlenmesi
Sistemin tanımlanmasının ardından süreçte belirlenen zaman planı çerçevesinde yer almak isteyen Mentor/ Koçların belirlenmesi ikinci adım olmaktadır.
Mentor Koçlara Yönelik Atelye Çalışması
Kurum İçi Mentorluk Sistemi
Uygulama ağırlıklı gerçekleştirilecek bu adımda Mentor Koçlar, mentorluk ve koçluk becerilerine yönelik ortak bir dil geliştirmek için pratik kazanırlar.
1. Atelye Çalışması : 3 gün
o Koçluk ve Mentorluk Becerileri: 2 gün
o Mentor Koçluk Süreç ve uygulamaları 1 gün
2. Atelye Çalışması : 1 gün
3-4 hafta gibi bir süre sonrasında ise gerçek uygulamalarına yansıtabilme fırsatının elde edileceği ikinci atölye çalışmasının başlangıcında başarı hikayeleri, en iyi uygulama örnekleri veya zorlanılan durumların paylaşılması ortak bir dil oluşturulmasını pekiştirecektir.
Süpervizyon Görüşmeleri :
Atölye çalışmaları sonrasında Mentor Koçlar hazırlamış oldukları eylem adımlarını uygulamak üzere kendilerine bağlı çalışanlarla mentor koçluk oturumlarını gerçekleştirirler. Görüşmelerin ses kayıtları süpervizyon toplantısında geribildirim için kullanılacaktır. Mentor koçluk yetkinlikleri ve ilgili davranış göstergeleri çerçevesinde önce mentor koçların kendilerini değerlendirdikleri, sonra geribildirim aldıkları süreç sonrasında mevcut durum, kaydedilen gelişmeler ve önerilen devam eden adımlar üzerinde görüş birliğine varılır.
İki süpervizyon görüşmesi arasında en az üç mentor koçluk görüşmesi yapılması önerilmektedir.
Beş süpervizyon görüşmesi sonrasında süreç tamamlanır.
Değerlendirme ve Raporlama :
Tüm süpervizyon görüşmelerinin plan çerçevesinde tamamlanmasının ardından mentor koçlarla değerlendirme toplantısı düzenlenir. Süreç boyunca kaydedilen ilerleme, en iyi uygulama örnekleri ve devam eden adımlar paylaşılır.
